Quel est le rôle du syndic de copropriété ?
Le syndic de copropriété joue un rôle clé dans l'administration, la gestion financière, et l'organisation logistique de l'immeuble, constituant ainsi une pierre angulaire dans le bon déroulement des opérations au sein d'une copropriété. Cet article détaille le rôle du syndic de copropriété, ses missions et tâches au quotidien, notamment en cas de travaux.
Syndic de copropriété : définition
La gestion des immeubles en copropriété nécessite un encadrement précis, organisé autour de figures clés, parmi lesquelles le syndic de copropriété détient une place centrale.
Le rôle du syndic de copropriété, encadré par le droit immobilier, est d'assurer la gestion courante de la copropriété, dans le respect des décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires (AG). Le syndic veille à l'entretien de l'immeuble, à l'exécution des travaux décidés par la copropriété, et à la gestion administrative et financière de l'ensemble. Il agit en tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires.
Syndics professionnels et non professionnels : quelles distinctions ?
Au sein de la copropriété, la fonction de syndic peut être exercée de trois manières distinctes :
⦁ par un professionnel ;
⦁ de manière non professionnelle : syndic bénévole ou syndic coopératif.
Le syndic professionnel est une entreprise ou un professionnel de l'immobilier, souvent doté d'une formation spécifique et inscrit à un registre professionnel. Il est rémunéré pour ses services et apporte une expertise ainsi qu'une gestion rigoureuse de la copropriété. Il est mandataire du syndicat de copropriétaires et se doit d’informer ce dernier sur les divers problèmes dont il a eu connaissance.
À l'inverse, avec le syndic non professionnel, souvent désigné sous le terme de « syndic bénévole », un seul copropriétaire remplit le rôle de syndic. Il est élu en assemblée générale, pour gérer les affaires de l'immeuble. Bien que cette option puisse permettre de réaliser des économies significatives sur les frais de gestion, elle requiert un engagement conséquent et une bonne connaissance des règles régissant la copropriété.
La solution du syndic coopératif permet une gestion démocratique de la copropriété par ses membres. Dans ce modèle, un conseil syndical, composé de plusieurs copropriétaires élus, assure le rôle de syndic de copropriété. Les décisions et la gestion quotidienne sont prises collectivement par les copropriétaires, favorisant ainsi la transparence et la participation active de tous les membres. Cette formule est adaptée aux petites copropriétés où une forte cohésion et une volonté de gestion partagée prévalent.
La distinction entre syndics professionnels et non professionnels est cruciale, car elle influence directement la manière dont la copropriété est gérée. Le choix entre ces types de syndic dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de la copropriété, la complexité de sa gestion, et les compétences disponibles au sein du collectif des copropriétaires.
Les obligations d'un syndic professionnel
Pour rappel, les responsabilités d'un syndic professionnel de copropriété comprennent :
- la détention d'une carte professionnelle ;
- l'établissement d'un compte bancaire séparé, dédié à la copropriété ;
- la souscription à une assurance de responsabilité civile professionnelle ;
- la possession d'une garantie financière adéquate, assurant la protection des fonds de tous les syndicats de copropriétaires gérés, avec un seuil minimum fixé à 110 000 euros.
Pour aller plus loin :
Découvrez notre article sur les obligations du syndic envers les copropriétaires.
Quelles sont les tâches du syndic dans un immeuble ?
Les missions du syndic de copropriété sont multiples.
La gestion financière
Le syndic joue un rôle clé dans la sphère financière de la copropriété. Il est notamment en charge de :
⦁ la création d'un compte bancaire dédié au syndicat des copropriétaires pour la gestion des charges et des fonds ;
⦁ l’élaboration et l'approbation d'un budget prévisionnel lors de l'assemblée générale.
⦁ la validation annuelle des comptes de la copropriété ;
⦁ la gestion et le recouvrement des charges de copropriété, incluant les appels de fonds pour les travaux ;
⦁ la tenue rigoureuse de la comptabilité, le paiement des salaires du personnel, et le règlement des factures aux prestataires.
La gestion administrative
Au niveau administratif, le rôle du syndic de copropriété comprend :
⦁ la gestion des contrats pour les services communs (eau, gaz, électricité) ;
⦁ l'immatriculation et la mise à jour annuelle de la copropriété au Registre National ;
⦁ la convocation et l'organisation de l'assemblée générale annuelle, ainsi que la diffusion des procès-verbaux ;
⦁ le respect du règlement de copropriété (RCP) et l’exécution des dispositions qui s’y trouvent ;
⦁ la mise en application des décisions prises en assemblée générale.
La mise à disposition des documents
Le syndic doit offrir un accès facile aux documents administratifs, sous peine de pénalités en cas de retard. Les syndics professionnels doivent fournir un extranet sécurisé permettant aux copropriétaires de consulter en ligne des documents clés tels que le règlement de copropriété, les procès-verbaux des AG, et d'autres informations essentielles à la gestion de la copropriété.
Dans le rôle du syndic de copropriété, on trouve aussi :
⦁ la conservation des archives de la copropriété (documentation de l’immeuble, procès-verbaux d’assemblées générales…). Cette tâche peut être externalisée à la suite d’une décision prise en AG ;
⦁ la mise en place d’une liste de tous les copropriétaires et leur lot, et la mise à jour de celle-ci ;
⦁ l’établissement et la mise à jour de la fiche synthétique de copropriété.
L’entretien de l’immeuble
Le syndic de copropriété a pour rôle d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien. Pour cela, il agit en :
⦁ organisant les travaux d'entretien courants et les réparations mineures ;
⦁ assurant la maintenance des parties communes et des équipements collectifs ;
⦁ supervisant les travaux d'envergure décidés en assemblée générale et veillant au respect des conditions votées.
Il établit aussi, et tient à jour, le carnet d’entretien de l’immeuble.
La gestion du personnel de la copropriété
Pour le personnel engagé par la copropriété, le syndic gère les aspects administratifs, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, et les remplacements.
Bon à savoir :
Le syndic ne peut pas embaucher sans l'accord de l'assemblée générale.
Le devoir de conseil
En sa qualité de professionnel, le syndic doit prodiguer des conseils avisés au syndicat des copropriétaires. Cela permet à ce dernier, qui n’est pas composé de professionnels, de prendre les décisions en toute connaissance de cause, d’être averti des éventuelles difficultés de tout projet et d’être alerté sur les décisions contraires à la loi ou préjudiciables à la copropriété. Le devoir de conseil comporte également l’obligation de renseigner et de vérifier l’information.
Le syndic engage sa responsabilité si ce devoir de conseil n’est pas respecté.
Le rôle du syndic de copropriété en cas de travaux
En principe, en dehors des travaux d’entretien courant, le syndic ne peut entreprendre des travaux de réparation sur les parties communes de l’immeuble sans autorisation préalable de l’assemblée générale des copropriétaires.
Pour ces travaux non urgents, le syndic réunit les devis et se fait accompagner par tout professionnel (AMO, architecte et prestataires) afin de mener le projet.
Toutefois, dans le cadre de sa mission d’entretien et de conservation de la copropriété, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative aux travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Si les travaux sont effectivement urgents, le syndic doit les faire réaliser sans attendre la réunion de l’assemblée générale. Il est tenu d’en informer les copropriétaires (courrier, affichage, dépôt d’un avis dans la boîte aux lettres...).
Le syndic est aussi tenu de convoquer « immédiatement » une assemblée générale pour faire ratifier, a posteriori, le devis et les travaux réalisés.
Cette obligation doit être respectée rigoureusement, que le syndic soit professionnel ou bénévole, et alors même que le montant des travaux serait modeste.
Ce que le syndic de copropriété ne doit pas faire
Malgré l’importance du rôle du syndic de copropriété, il existe des cas où le syndic n’a pas de droits :
⦁ Se faire substituer. L’assemblée générale peut seule autoriser, à la majorité prévue par l’article 25, une délégation de pouvoir à une fin déterminée.
⦁ Effectuer des prestations de services autres que celles prévues par la loi et qui ne seraient pas prévues en AG.
⦁ Influencer ou refuser le vote et les décisions prises en assemblée générale par les copropriétaires.
L’essentiel à retenir sur le rôle du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est indispensable pour la gestion efficace des immeubles partagés, assurant l'entretien de l'immeuble, la réalisation des travaux nécessaires, ainsi que la gestion administrative et financière, le tout encadré par le droit immobilier.
Les missions englobent la gestion financière, administrative, la conservation des documents, l'entretien de l'immeuble, la gestion du personnel, et le devoir de conseil, notamment en informant les copropriétaires sur les décisions importantes et en respectant le cadre légal.
Le rôle du syndic de copropriété englobe enfin la partie relative aux travaux. Concernant les travaux, le syndic doit convoquer une assemblée générale pour obtenir l'autorisation de lancer des travaux non urgents. Cependant, en cas d'urgence, il a le pouvoir d'initier des travaux pour sauvegarder l'immeuble sans attendre l'approbation de l'assemblée.